Helsingin Kaupunkitilat Oy:n tietosuojaseloste

Tämä tietosuojaseloste kertoo, mitä ja miten henkilötietoja käsitellään Helsingin Kaupunkitilat Oy:n toiminnassa, jonka toiminta käsittää Helsingin kaupungin omistamien kulttuurihistoriallisesti merkittävien kohteiden hallinnointia, vuokrausta ja kehittämistä ja joita koskevat mm. Verkkosivustot kaupunkitilat.fi, vanhakauppahalli.fi, hietalahdenkauppahalli.fi, hakaniemenkauppahalli.fi, torikorttelit.fi, helsingintorit.fi sekä helsingintukkutori.fi.

1. Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Helsingin Kaupunkitilat Oy (Y-tunnus: 3226884-5)
Siltasaarenkatu 6–10, 6. krs
00530 Helsinki
www.kaupunkitilat.fi
(jäljempänä ”rekisterinpitäjä”)
sähköposti: viestinta@kaupunkitilat.fi

Tietosuojaa koskevissa yhteydenotoissa pyydämme yksilöimään yhteydenotot viittauksella ”tietosuoja-asiat”.

2. Käsiteltävät henkilötiedot ja niiden lähteet

Keräämme ja käsittelemme seuraavia henkilötietoja:

• Etunimi ja sukunimi
• Yritys, yhteisö, virasto, y-tunnus
• Titteli
• Henkilötunnus
• Yhteystiedot: sähköposti, postiosoite ja puhelinnumero
• Työhakemukset ja niiden yhteydessä saadut muut tiedot.
• Vuokrasopimukseen tai muuhun osapuolten väliseen sopimukseen liittyvät tiedot (ml. vuokra-aika, tiedot vuokrasta ja vakuudesta, mahdollisista erilliskorvauksista esim. korvaus sähköstä ja veden kulutuksesta, tiedot vuokrantarkistuksesta ja tiedot vuokrauskohteesta)
• Osapuolten välinen kommunikaatio, tilavaraukset, palautteet ja reklamaatiot
• Maksutapatiedot ja laskutustiedot
• Auton rekisterinumero
• Kehitysprojekteissa ja investointi/remonttihankkeissa kerättävät tiedot
• IP-osoite ja mahdollinen muu laitetieto kuten laitteen nimi ja uniikki laiteosoite koskien rekisterinpitäjän vierasverkkoon yhdistettyjä laitteita sekä lokitiedot koskien mm. rekisterinpitäjän asiakkaiden käyttöön osoittamien rekisterinpitäjän yhteistyökumppanien tarjoamien järjestelmien käyttöoikeuksia, käyttäjätunnuksia ja käyttäjäasetuksia
• Kameravalvonnassa olevien tilojen osalta valvontakameroiden tallentama kuvamateriaali sisältäen liikkumisajankohdan ja -paikan digitaalisessa muodossa ilman ääntä
• Mahdolliset markkinointiluvat ja -kiellot
• Muut mahdolliset asiakkuuden hoitoon, yhteistyöhön tai asiaan liittyvät tiedot

Henkilötietoja kerätään yleensä rekisteröidyltä itseltään (mm. yhteistyön, oikeustoimien ml. yhtiöoikeudelliset toimet, tapaamisten ja muun yhteydenpidon yhteydessä). Lisäksi tietoja voidaan vastaanottaa yhteistyösopimusten määrittelemien palveluiden toimittamiseksi välttämättömiä henkilötietoja yhteistyökumppaneilta, viranomaisilta sekä julkisista tietolähteistä ja rekistereistä, henkilön työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään sekä tietopalveluista lain sallimissa rajoissa. Kehitysprojekteissa tiedot kerätään palveluntuottajilta, urakoitsijoilta, henkilöiden työnantajilta, kollegoilta tai henkilöiltä itseltään, julkisista tietolähteistä sekä tietopalveluista.

Kameravalvonnan kohteina ovat rekisterinpitäjän valvontakohteiksi yksilöidyt kohteet. Kameravalvontaa suoritetaan vain siellä, missä se on välttämätöntä rajatusti ja ennalta määritellyin suojatoimenpitein ja ainoastaan tiloissa, jotka eivät ole yksityisiä asuinhuoneistoja eikä valvonta kohdistu yksityisyyden suojan piirissä oleviin alueisiin kuten saniteettitiloihin. Kameravalvonnasta on kerrottu asianmukaisilla kylteillä/tarroilla. Kameravalvonnan osalta tiedot muodostuvat tarpeellisiin paikkoihin sijoitettujen kameroiden välittämästä tallenteesta valvottavista tiloista. Tiedot kerätään rekisterinpitäjän sopimuskumppanin järjestelmään. Täydentävää tietoa saadaan tarvittaessa rekisterinpitäjän yhteistyökumppanilta. Tietoturvallisuussyistä kohde- ja yhteistyökumppanilistaus ei ole julkinen. Selvyyden vuoksi todetaan, että rekisterinpitäjän hallinnoimissa kohteissa kokonaan/itsenäisesti kolmansien (kuten vuokralaisten itsensä) toimesta mahdollisesti toteutetusta kamera- ja kulunvalvonnasta saa tietoa suoraan näiltä osapuolilta. Rekisterinpitäjä ei vastaa (ml. valvonnan oikeusperuste ja lainmukainen toteutus) kokonaan kolmansien itsensä aloitteesta ja toimesta toteutetusta kamera- ja kulunvalvonnasta miltään osin.

Käytämme evästeetöntä Matomo Analytics -palvelua sekä muita verkkoanalytiikkapalveluita sivujen käytettävyyden parantamiseen. Lisätietoja Matomo Analyticsista löydät verkkosivulta:  https://www.matomo-analytics.fi/#tietosuoja

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeudelliset perusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu pääsääntöisesti sidosryhmä-, asiakas- tai yhteistyösuhteeseen ja erityisesti osapuolten väliseen sopimukseen, lakisääteiseen velvollisuuteen tai oikeutettuun etuun.

Rekisterinpitäjä harjoittaa muun muassa kiinteistökohteiden vuokraus-, kehitys- ja ylläpitotoimintaa. Rekisterinpitäjä kerää ja käsittelee siten henkilötietoja ko. liiketoimintaan liittyvien sopimusten täytäntöön panemiseksi tai sopimusta edeltävien toimien suorittamiseksi – kuten kiinteistön vuokraukseen sekä kiinteistöhallintoon liittyvien velvoitteiden ja oikeuksien hoitamiseksi. Henkilötietoja käsitellään myös asiakas- ja yhteistyösuhteeseen liittyvään kommunikaatioon ja viestintään. Kameravalvonnan osalta henkilötietoja käsitellään omaisuuden suojaamiseksi, rikosten ennaltaehkäisemiseksi, rikosten selvittämisessä auttamiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi ja lisäämiseksi. Lokitietojen ja muiden järjestelmien käyttäjätietojen osalta henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän asiakkaiden käyttöön osoittamien rekisterinpitäjän yhteistyökumppanien tarjoamien järjestelmien mahdollisen luvattoman käytön tai väärinkäytön tai järjestelmän käyttöön liittyvien ongelmien havaitsemiseksi ja selvittämiseksi.

Lisäksi henkilötietoja käsitellään sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden väliseen viestintään ja tiedottamiseen. Rekisterinpitäjällä on myös lakisääteinen velvollisuus käsitellä henkilötietoja. Lakisääteinen velvollisuus voi perustua esimerkiksi kirjanpitolakiin, yhtiölainsäädäntöön, vahingonkorvaus-, tilaajavastuu-, maankäyttö- ja rakennuslakiin, työturvallisuusvelvoitteisiin ja verotusmenettelylakiin. Henkilötunnuksen voimme tallentaa vuokrasopimus- tai muusta sopimuskumppanistamme tai muusta vuokraustoiminnassa tarvittavasta henkilöstä tietosuojalain perusteella (1050/2018).

Rekisterinpitäjällä, mahdollisella yhteisrekisterinpitäjällä tai sopimuskumppanilla ja sen kanssa samaan konserniin kuuluvilla yhtiöillä voi olla lain rajoissa oikeus käyttää henkilötietoja mielipide- tai asiakastyytyväisyystutkimukseen taikka muihin näihin rinnastettaviin osoitteellisiin lähetyksiin, kuten suoramarkkinointiin muun muassa oikeutetun edun perusteella. Sanotut toimet eivät ole ristiriidassa yksilön oikeuksiin tai vapauksiin nähden eivätkä aiheuta suuria riskejä niiden toteutumiselle. Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää häntä koskeva suoramarkkinointi ja osoitteelliset lähetykset. Kiellosta huolimatta rekisteröidyille voidaan lähettää asiakkuutta koskevaa tietoa, jos se on välttämätöntä palvelun tai lakisääteisen velvollisuuden toteuttamiseksi.

4. Rekisterin tietojen edelleenluovuttaminen

Henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa kolmansille tahoille, esimerkiksi viranomaisille.

Jaamme henkilötietoja ainoastaan Helsingin kaupunkikonsernin sisällä ja ainoastaan siten, kun on kohtuudella tarpeen tässä selosteessa esitettyjen käyttötarkoitusten perusteella.

Olemme tehneet valittujen yhteistyökumppaniemme kanssa sopimuksia, jotka sisältävät henkilötietojen käsittelyn. Henkilötietoja voidaan näin luovuttaa ja siirtää alihankkijoille, kuten eri palveluntarjoajille mukaan lukien näiden alihankkijat, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun salassapitovelvollisuuden ja sitovan tietosuojalainsäädännön ja -sopimusten mukaisesti.

Muun muassa vuokrasuhteiden hallinnointiin (vuokrasopimusten solmiminen, vuokrasuhteen valvonta ja vuokran laskutus) rekisterinpitäjä käyttää CGI Koki360 – kiinteistöhallinnan toiminnanohjausjärjestelmäpalvelua, jossa käsitellään henkilötietoja, lisätietoja täältä: https://www.cgi.com/fi/fi/tietosuoja/yritysta-koskevat-sitovat-saannot-bcr. Vuokralaisviestintään käytetään puolestaan Falcony / Tenant portal -vuokralaisportaalia (lisätietoja: https://fi.falcony.io/privacy-statement). Sopimushallintaan ja sopimusten sähköiseen allekirjoitukseen rekisterinpitäjä käyttää Visma Sign -palvelua (lisätietoa: https://vismasolutions.com/tietosuoja/henkilotietojen-kasittely-visma-signissa/). Edellä sanotuissa tilanteissa rekisteröity asioi yleensä myös tietosuoja-asioissa suoraan nimettyjen yhteistyökumppaneiden kanssa. Selventävää lisätietoa on saatavilla aina rekisterinpitäjältä.

Emme itse luovuta henkilötietojasi organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille tai EU/ETA-alueen ulkopuolelle.  Mikäli henkilötietoja säilytetään rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneiden sähköisissä palveluissa, henkilötietoja saatetaan joissakin tilanteissa mahdollisesti tallentaa myös Euroopan ulkopuolella sijaitseville palvelimille. Tällöin tietojenkäsittelystä on sovittu erillisesti EU:n komission hyväksymin tietosuojamekanismein, joiden on katsottu täyttävän EU:n tietosuojasääntelyn edellyttämät vähimmäisvaatimukset.

Kameravalvonnan tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti eteenpäin kohteiden vuokralaisille tai muille kolmansille tahoille.

Mikäli rekisterinpitäjä on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, voimme luovuttaa ja siirtää henkilötietoja kyseisessä yrityskaupassa mukana olevalle kolmannelle osapuolelle. Varmistamme tällöin kuitenkin henkilötietojen pysymisen luottamuksellisina.

Henkilötietojen perusteella ei tehdä automaattista päätöksentekoa.

5. Säilytysaika

Rekisterinpitäjä ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin on laissa sallittua ja palveluiden tarjoamisen tai niiden olennaisten osien kannalta tarpeellista. Säilytysajan pituus riippuu tietojen luonteesta ja niiden käsittelyn tarkoituksesta. Enimmäisaika saattaa siten vaihdella käyttötarkoituksen mukaan.

Henkilötietoja säilytetään ainoastaan niin kauan kuin laissa vaaditaan tai on muutoin kohtuudella tarpeen sopimusvelvoitteidemme täyttämiseksi taikka muiden oikeudellisten vaatimusten tai oikeutettujen etujen, kuten korvausvaatimusten käsittelyn, kirjanpidon ja sisäisen raportoinnin kannalta.

Henkilötietoja käsitellään pääsääntöisesti asiakkuussuhteen tai yhteistyön keston sekä kohtuullisen ajan näiden jälkeen tai laissa määriteltyihin sopimussuhteisiin liittyviä kirjanpitotietoja kirjanpitolainsäännösten mukaisen ajan. Sopimusperusteisesti kerätyt tiedot voidaan yleensä säilyttää kymmenen vuotta sopimussuhteen päättymisestä ja siitä johtuvien velvoitteiden täyttämisestä lukien.

Vuokrausta koskevia tietoja käsitellään laissa vuokrasopimussuhteen hoitamiselle määritelty aika, jotka ovat i) vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot: vähintään 6 vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt ja ii) vuokrasopimuksiin ja kiinteistöhallinnon laskutukseen liittyvät tiedot, jotka liittyvät verotukseen: vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä. Maanvuokrauksen osalta tietoja säilytetään ikuisesti.

Kameravalvonnan tallenteita säilytetään rekisterinpitäjän yhteistyökumppanin järjestelmissä pääsääntöisesti 14 vuorokautta. Sen jälkeen tieto tuhoutuu säännönmukaisesti uuden tallenteen alle. Kuitenkin kameravalvonnan tallenteita voidaan säilyttää enintään kaksi (2) kuukautta. Jos em. tietojensäilytysaikana ilmenee aihetta epäillä tapahtuneen sellainen rikos tai on käynnistynyt viranomaisprosessi, jonka hoitamisessa tietoja tulee säilyttää pääsääntöistä säilytysaikaa kauemmin, tietoja säilytetään tältä osin prosessiin tarvittava aika.

Rekisterinpitäjän vierasverkkoon yhdistettyjen laitteiden sen hetkinen yksilöivä IP-osoite, laitteen nimi ja uniikki laiteosoite säilyvät verkkolaitteiden lokitiedoissa enintään kuukauden.

6. Tietoturva ja rekisterin suojaaminen

Henkilötietojen käyttöoikeus on vain niillä rekisterinpitäjän palveluksessa olevilla ja muilla määritellyillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat.

Rekisterinpitäjä käyttää hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä sekä fyysisiä suojatoimenpiteitä henkilötietojen suojaamiseksi. Käytettyjä toimenpiteitä ovat esimerkiksi tietojen salaus, palomuurit, turvalliset tilat ja järjestelmät, jotka on suojattu rajoitetuin pääsyoikeuksin nimettyjen henkilöiden tehtävien laajuudessa. Turvatoimet on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden, käytettävyyden, vikasietoisuuden ja palautettavuuden varmistamiseksi. Sopimuskumppaneilta sekä heidän alihankkijoiltaan edellytetään tietoturvallisia toimintatapoja.

Kameravalvonnassa syntyvää tietoa käsitellään myös rekisterinpitäjän sopimuskumppanin toimesta. Täydentävää tietoa saadaan tarvittaessa sopimuskumppanilta. Tietoturvallisuussyistä kohde- ja kumppanilistaus ei ole julkinen. Tieto annetaan rekisterinpitäjän toimesta silloin kun tiedonsaantiin on oikeus. Kameravalvonnassa syntyvät tallenteet säilytetään valvotuissa tiloissa rekisterinpitäjän sopimuskumppanin järjestelmissä.

Mikäli tietoturvatoimenpiteistä huolimatta tapahtuu tietoturvaloukkaus, jolla on todennäköisesti haitallisia vaikutuksia henkilön yksityisyydelle, ilmoitetaan loukkauksesta soveltuvan lainsäädännön edellyttämällä tavalla kaikille vaikutusten alaisille osapuolille, sekä soveltuvan tietosuojalainsäädännön vaatiessa viranomaisille niin pian kuin mahdollista.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyn oikeudet perustuvat EU:n yleiseen tietosuoja-asetukseen, joihin kuuluu tietyissä tilanteissa muun muassa tarkastusoikeus sekä oikeus saada tiedot oikaistua tai poistettua. Rekisteröity voi käyttää oikeuksiaan lainsäädännön määrittelemissä tilanteissa. Oikeuksien täysimääräiseen käyttöön voi kohdistua rajoituksia.

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat vaatimukset tulee esittää kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Oikeuksien käyttöä koskevat tilanteet arvioidaan tapauskohtaisesti ja niistä annetaan aina erillinen ratkaisu. Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamispyyntöön vastataan pääsääntöisesti kuukauden (1) kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Pyyntö on maksuton. Jos pyyntö on ilmeisen perusteeton tai kohtuuton, erityisesti jos niitä esitetään toistuvasti, voidaan rekisteröidyltä periä kohtuullinen maksu tai kieltäytyä suorittamasta pyyntö.

Lisätietoa oikeuksista:

Oikeus päästä omiin tietoihinsa

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää pääsyä itseään koskeviin tietoihin (tarkastusoikeus) sen selvittämiseksi käsitelläänkö häntä koskevia tietoja tai että niitä ei käsitellä. Rekisteröidyn oikeutta saada tiedot voidaan lainsäädännön nojalla rajoittaa tai siitä kieltäytyä, jos tietojen antaminen vaikuttaisi haitallisesti muiden oikeuksiin ja vapauksiin. Tällaisia suojattavia oikeuksia ovat muun muassa rekisterinpitäjän liikesalaisuudet tai toisen henkilön henkilötiedot.

Oikeus tietojen oikaisemiseen ja poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä poistettava rekisteröityä koskevat henkilötiedot, ellei niitä tarvitse poistaa, jos käsittely on tarpeen esimerkiksi rekisterinpitäjään sovellettavaan lainsäädäntöön perustuvan velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus vastustaa tietojen käsittelyä tai pyytää käsittelyn rajoittamista

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, kun tietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella. Rekisteröidyllä ei ole oikeutta vastustaa henkilötietojen käsittelyä, kun käsittely perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn sopimukseen. Jos rekisteröity on vastustanut tietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, rekisteröidyn tulee yksilöidä erityinen tilanne, johon perustuen hän vastustaa oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi jatkaa tietojen käsittelyä vastustuksesta huolimatta, jos käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi. Rekisteröidyllä on oikeus, milloin tahansa, vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa. Jos rekisteröity vastustaa henkilötietojen käyttöä suoramarkkinoinnissa, tietoja ei saa enää käsitellä tähän tarkoitukseen.

Rekisterinpitäjän on rekisteröidyn pyynnöstä rajoitettava henkilötietojen aktiivista käsittelyä muun muassa, jos rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä on rajoitettava siksi aikaa, kunnes rekisterinpitäjä voi varmistaa tietojen paikkansapitävyyden. Käsittelyn rajoituksen kestäessä tietoja saa lähtökohtaisesti vain säilyttää. Tietoja saa käsitellä myös oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen luonnollisen henkilön tai oikeushenkilön oikeuksien suojaamiseksi tai tärkeää yleistä etua koskevista syistä. Ennen kuin käsittelyn rajoitus poistetaan, siitä on ilmoitettava rekisteröidylle.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Siltä osin, kun rekisteröity on itse toimittanut henkilötietoja, joita käsitellään automaattisen tietojenkäsittelyn avulla sekä rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisen sopimuksen nojalla, rekisteröidyllä on oikeus saada tällaiset tiedot itselleen pääsääntöisesti koneluettavassa muodossa sekä siirrettyä henkilötiedot suoraan rekisterinpitäjältä toiselle, jos se on teknisesti mahdollista.

8. Rekisteröidyn oikeuksien käyttämiseen liittyvät pyynnöt

Henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä kysymyksissä ja omien oikeuksien käyttämiseen liittyvissä tilanteissa rekisteröity voi olla yhteydessä rekisterinpitäjään. Rekisterinpitäjältä saa lisäohjeita asian hoitamisessa. Tarkastusoikeutta koskeva pyyntö tai muu rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskeva pyyntö rekisterinpitäjälle tulee tehdä kirjallisesti joko sähköpostilla tai postitse yllä kohdassa 2) sanotuin yhteystiedoin. 

Sen varmistamiseksi, että henkilötietoja ei rekisteröidyn oikeuksien käyttöön liittyen luovuteta muulle kuin rekisteröidylle itselleen, rekisterinpitäjä voi tarvittaessa pyytää rekisteröityä toimittamaan tarkastuspyynnön allekirjoitettuna. Rekisterinpitäjä voi myös pyytää pyynnön tekijää todistamaan henkilöllisyytensä virallisella henkilöllisyystodistuksella tai muulla luotettavalla tavalla.

9. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, ettei se ole saanut asiaansa ratkaistua rekisterinpitäjälle suunnatun yhteydenpidon seurauksena. Ensisijaisesti asia kuitenkin pyritään ratkaisemaan osapuolten välisen keskustelun kautta. Paikallisena valvontaviranomaisena toimii Suomessa tietosuojavaltuutettu. Lisätietoa verkkosivulla: www.tietosuoja.fi.

10. Tietosuojaselosteen päivitys

Päivitämme tätä tietosuojaselostetta ja sitä täydentäviä asiakirjoja tarvittaessa. Myös lain ja sen tulkinnan muutokset voivat aiheuttaa muutostarpeita. Pyydämme tarkistamaan tietosuojakäsittelykäytänteemme säännöllisesti verkkosivuiltamme www.kaupunkitilat.fi.

Tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 21.11.2024.