Vastuullisen tapahtumajärjestäjän periaatteet

Me Kaupunkitiloissa teemme työtä kulttuuriperintökohteissa, mutta tulevaisuuteen katsoen. Tavoittelemme rohkeita avauksia ja kehittämistä myös kaupunkielämän kestävyyttä edistäessä. Kestävää ja tulevaisuuteen katsovaa kaupunkia rakennetaan yhdessä. Siksi yhteistyö on vastuullisuusohjelmamme ytimessä ja edellytämme koostamiamme vastuullisen tapahtumajärjestäjän periaatteita myös kumppaneiltamme.

Tapahtumapaikka​
– Huomioi saapumisen ja tilojen esteettömyys sekä saavutettavuus. Kiinnitä huomiota myös ohjelmapalveluiden ja esiintyjien logistiikkaan.
– Kannusta viestinnässä ja toimenpitein saapumaan paikalle kävellen, pyöräillen ja julkisilla liikennevälineillä​.
– Huomioi kuormitustekijät luonnolle ja tapahtumapaikan ympäristölle.

Tarjoilut​
– Minimoi jätteet ja muista kierrättäminen.
– Vältä kertakäyttöisten astioiden käyttöä, ja mikäli tarpeen, suosi biohajoavia astioita​.
– Vältä hävikin syntymistä. Arvioi määrät huolella, lahjoita tai myy hävikkiruoka edullisesti pois.​
– Huomioi yleisön monimuotoiset tarpeet.
– Ruokamyrkytysten ja sairastumisten välttämiseksi tapahtumissa on erityisen tärkeää noudattaa hygienia- ja elintarvikemääräyksiä​.

Painotuotteet ja kalusteet​
– Huomioi uudelleenkäytettävyys ja kierrätettävyys.
– Suosi vuokraamista ja yhteiskäyttöä ostamisen sijaan.
– Vältä ja optimoi kertakäyttöisiä markkinointimateriaaleja​.

Tapahtumaviestintä​
– Tuo esiin konkreettisia tekoja ja faktoja viestinnässä.
– Huomioi palautteen ja datan kerääminen tapahtuman kehittämistä varten.

Ohjelma​
– Kiinnitä huomiota esiintyjien monimuotoisuuteen, muun muassa sukupuolen, iän, vähemmistöaseman ja eri kulttuurien osalta.
– Huomioi kävijöiden erilaiset tavat oppia ja sisäistää tietoa: muun muassa kuulemalla, kokemalla ja näkemällä.
– Muista myös ohjelmasisältöjen esteettömyys ja saavutettavuus.
– Pyri lopettamaan tapahtuma klo 22.00 mennessä tai siirrä tapahtuma sisätiloihin. Melutasonraja-arvot tiukkenevat soiton jatkuessa myöhempään. Muista tarkastaa tapahtuman meluilmoitusvelvollisuus 60 vrk ennen tapahtumaa!​

Jätehuolto ja kierrätys​
Yleisötilaisuuden, johon ennakoidaan osallistuvan yhtä aikaa yli 500 henkilöä, järjestäjän on toimitettava kaupunkien ympäristöviranomaisille vähintään 30 vuorokautta ennen tilaisuuden alkua jätehuoltosuunnitelma.​

Alihankkijat ja kumppanit​
Huolehdi, että myös kumppanit noudattavat vastuullisen tapahtumajärjestäjän ohjeistusta​.

​Paikallisuus ja osallisuus ​
Huomioi paikallisuus ruoka-, kulttuuri- ja taidetoimijoiden osalta​.

Eettiset periaatteet ja sosiaalinen vastuullisuus​
Tapahtumien odotetaan noudattavan Helsingin kaupungin eettisiä periaatteita sekä sosiaalista vastuullisuutta, tutustu lisää:​ Helsingin kaupungin eettiset periaatteet ja Sosiaalisen vastuullisuuden kompassi

---

EN

At Helsinki City Premises, we work with cultural heritage sites, but with an eye to the future. We strive for bold initiatives and development while also promoting the sustainability of urban life. A sustainable and forward-looking city is built together. That is why cooperation is at the heart of our responsibility program, and we also require our partners to adhere to the principles of responsible event organization that we have compiled.

Event venue​
– Consider the accessibility and availability of the venue and facilities, and pay attention to the logistics of program services and performers.
– Encourage arriving by walking, cycling and by public transport in your communications and actions.
– Be aware of the impact of the event on nature and the environment around the event venue.

Catering​
– Minimize waste and remember to recycle.
– Avoid using disposable tableware. If you must use it, choose biodegradable tableware.
– Avoid food waste. Carefully estimate quantities, donate or sell leftover food at a low price.
– Take into account the diverse needs of the audience.
– To avoid food poisoning and illness at events, it is particularly important to follow hygiene and food regulations.

Printed materials and furniture
– Consider reusability and recyclability.
– Favor renting and sharing over purchasing.
– Avoid and optimize single-use marketing materials.

Event communication​
– Base communication on concrete actions and facts.
– Consider collecting feedback and data for the development of the event.

Program​
– Pay attention to the diversity of performers in terms of gender, age, minority status, and different cultures, among other things.
– Take into account the different ways in which visitors learn and acquire information: through hearing, experiencing and seeing, among other things.
– Also remember the accessibility and availability of program content.
– Try to end the event by 10 pm or move it indoors. Noise level limits become stricter as the event continues later into the night. Remember to check the noise notification requirement 60 days before the event!

Waste management and recycling
When organizing a public event with an expected attendance of more than 500 people, the organizer must submit a waste management plan to the municipal environmental authorities at least 30 days before the event.

Suppliers and partners​
Ensure that your partners also comply with the guidelines for responsible event organizers.

Locality and participation ​
Take locality into account when it comes to food, culture and art providers.

Ethical principles and social responsibility​
Events are expected to comply with the city of Helsinki’s ethical principles and social responsibility. For more information, see:​ Ethical principles | City of Helsinki